Agencja eventowa Creality zaprosiła mnie do współpracy w ramach poszukiwań najlepszego konferansjera. Tematyka tej krucjaty jest bardzo bliska serii, którą prowadzę pod nazwą Konferansjerskie ABC, dlatego z przyjemnością odpowiedziałam na wezwanie. A brzmiało ono tak:
“Konferansjer to połowa sukcesu wydarzenia. Uratuje najgorszy event i położy najlepszy. Zapytaliśmy 10 wziętych prowadzących co zrobić, żeby wybrać tego najlepszego i nie naciąć się na amatora, który będzie jak garnek spadający po schodach – zrobi dużo hałasu i nic więcej.
Wyobraźcie sobie następującą sytuację. Planujecie event i zastanawiacie się nad wyborem konferansjera. Zapytaliście wszystkich znajomych, ale nie otrzymaliście żadnej podpowiedzi. Szukacie więc w Internecie, wybieracie kilka osób, których strony wyglądają obiecująco. Nie macie czasu na spotkania i proces rekrutacyjny jak dla etatowego pracownika. Bazujecie na informacjach, które dostarcza sieć. I dzwonicie. Na jakiej podstawie dokonacie wyboru?
Konferansjerom zadaliśmy 3 pytania:
- Po czym poznać, że konferansjer udanie poprowadzi moje wydarzenie?
- W jakiej sytuacji powinna mi się zapalić lampka ostrzegawcza? Co powinno mnie zaniepokoić lub nawet zupełnie zniechęcić do współpracy z konferansjerem?
- Jaka jest jedna, najważniejsza cecha, która decyduje o sukcesie scenicznym konferansjera?
Z odpowiedzi wybraliśmy dla Was esencję, wspartą dodatkowo naszym agencyjnym doświadczeniem. Zobaczcie, jak widzą proces wyboru konferansjera profesjonaliści.”
Wśród wielu odpowiedzi, precyzujących przeróżne aspekty sposobów na selekcję konferansjerów, Creality wybrało kilka cytatów z moich (obszernych, przyznaję bez bicia) wypowiedzi:
– Rolą konferansjera jest zapewnienie płynnego przebiegu eventu nawet w przypadku niespodziewanych wydarzeń (np. awarii technicznej) i przygotowanie na tzw. „szycie”, czyli gładkie ratowanie sytuacji podbramkowych – dodaje Anna Butrym.
Szersze nakreślenie tego niezwykle ważnego aspektu można znaleźć w moim wpisie z serii Konferansjerskie ABC – sceniczna rzeczywistość potrafi zaskoczyć nawet doświadczonych:
Jednym z kluczowych elementów, które rozważyć musi każdy klient poszukujący konferansjera idealnie pasującego do swojego eventu, jest umiejętność zgrania przez prowadzącego własnej energii scenicznej z charakterem danego wydarzenia:
– Innego rodzaju energii scenicznej potrzebujesz, gdy organizujesz elegancką galę, innego przy konferencji naukowej, jeszcze innego – przy festynie albo evencie dla dzieci – wyjaśnia Anna Butrym.
O tym, jak różna jest choćby rola konferansjera-moderatora od tradycyjnego prowadzącego, gdy mowa o konferencji czy kongresie, szczegółowo piszę tutaj:
Creality przywołuje także kilka punktów z niekrótkiej listy wymienionych przeze mnie sygnałów ostrzegawczych, których znajomość może uchronić klienta przed złym wyborem:
“Nasz niepokój powinna wzbudzić sytuacja, w której konferansjer jest niechętny do formalizowania współpracy – nie ma wówczas gwarancji, że rzeczywiście pojawi się danego dnia na Twoim evencie oraz gdy nie wyraża zainteresowania szczegółami wydarzenia, zarówno na etapie wyceny, jak i późniejszych ustaleń. Sygnałem ostrzegawczym może być także… niska cena w porównaniu do innych ofert. Może to oznaczać, że rozmawiamy z osobą niezorientowaną w branży, czyli niedoświadczoną.
– Albo kimś, kto musi łapać mnóstwo zleceń, by zarobić na przeżycie. Nie ma wtedy czasu na dobre przygotowanie się do Twojego wydarzenia, jest też szansa, że zrezygnuje ze współpracy z Tobą, gdy dostanie lepiej płatne zlecenie na ten sam termin – ostrzega Anna Butrym.”
Czy to wszystkie aspekty, które trzeba wziąć pod uwagę? Zdecydowanie nie – o wielu innych kwestiach można przeczytać w pełnym wpisie na blogu Creality oraz w serii artykułów, w których podsumowuję pracę konferansjera, bazując na swoim dorobku zawodowym. Zapraszam do lektury!
